Акт приема передачи дел при смене главного бухгалтера образец скачать

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера – образец

Акт приема передачи дел при смене главного бухгалтера образец скачать

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера – образец этого документа вы сможете увидеть на нашем сайте. В статье мы расскажем об основных тонкостях при его оформлении, а также о подготовительных процедурах, которые помогут составить документ.

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера: форма и требования

Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера

Процедуры, помогающие облегчить оформление акта приема-передачи дел главного бухгалтера

Итоги

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера: форма и требования

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера — составляемый в произвольной форме перед сменой главного бухгалтера документ. Требования к его составлению в действующих нормативных документах отсутствуют.

Обычно форма такого акта и требования к его содержанию закрепляются в приказе или ином внутрифирменном локальном документе.

Знакомьтесь с внутрифирменными локальными актами с помощью размещенных на нашем сайте статей:

К числу таких требований можно отнести следующие:

  • акт при смене главного бухгалтера оформляется только после завершения текущих учетных процессов, проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности (в том числе посредством привлечения независимых специалистов), а также после оформления отчетности (если дата их представления совпадает с периодом передачи дел и оформлением рассматриваемого акта);
  • до оформления акта проводится инвентаризация (как минимум имущества и денежных средств [в кассе и на расчетном счете] и иных существенных статей баланса), проводится сверка расчетов с налоговиками и внебюджетными фондами (ПФР, ФСС);
  • сроки (дата) передачи дел и составления акта, а также состав присутствующих при передаче дел лиц определяются в приказе руководителя фирмы (или ином локальном акте).

Как может выглядеть акт приема-передачи дел главного бухгалтера, расскажем в следующем разделе.

Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера

В акте могут отражаться следующие элементы:

  • общеорганизационные (реквизиты действующей учетной политики с описанием общей характеристики бухучета фирмы и организации бухгалтерской службы);
  • описание технических учетных нюансов (применяемые для учета программные средства, установленный на фирме порядок хранения баз данных, электронной и бумажной первички и др.);
  • указание на наличие специфической нормативки, применение которой для данной фирмы обязательно;
  • порядок доступа к учетной системе (пароли, электронные ключи и др.);
  • наличие (отсутствие) расхождений в учетных регистрах и отчетности с указанием причин их возникновения, а также иные учетные нюансы;
  • факт передачи ценностей, находящихся на ответственном хранении у главного бухгалтера (фирменные штампы и печати, ключи от сейфов, электронные ключи и сертификаты спецоператоров связи и др.);
  • общеоформительские реквизиты (подписи ответственных лиц, дата составления акта и др.).

В качестве приложений к рассматриваемому акту выступают результаты инвентаризации, описи передаваемых документов и иные документы.

Об особенностях инвентаризации имущества и обязательств узнайте из материалов нашего сайта:

Кроме того, в акте необходимо отразить выявленные в ходе передачи дел учетные и отчетные ошибки и расхождения, а также иные пояснения и замечания (если принимающая или передающая сторона не согласна с отраженной в акте информацией).

Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера вы можете посмотреть на нашем сайте.

Скачать образец

Процедуры, помогающие облегчить оформление акта приема-передачи дел главного бухгалтера

Прием-передача дел главного бухгалтера — трудоемкая процедура, отнимающая время и требующая дополнительных трудозатрат. Чтобы облегчить данный процесс, работодателю понадобится провести предварительные мероприятия, в том числе:

  • разработать и утвердить внутрифирменный локальный акт, детально регламентирующий процедуры передачи дел при смене главного бухгалтера;
  • в должностной инструкции главного бухгалтера и его трудовом договоре предусмотреть в качестве обязательного элемента проведение мероприятий по передаче дел новому главбуху (или назначенному руководителем лицу);
  • организовать структуру бухгалтерии таким образом, чтобы за отдельные учетные области отвечали конкретные специалисты бухгалтерии, — полномочия каждого из них в момент передачи дел при смене главного бухгалтера также можно предусмотреть во внутрифирменном локальном акте, их должностных инструкциях или закрепить за ними учетные участки в отдельном приказе;
  • обеспечить регулярное подтверждение достоверности отчетности и соответствие ведения бухучета нормативным требованиям независимыми (аудиторами, налоговыми консультантами, иными экспертами) или внутренними контролерами (ревизорами, внутренними аудиторами и др.);
  • другие мероприятия, учитывающие специфику работы компании, масштабы ее деятельности, структурную разветвленность и др.  

О нюансах оформления должностных инструкций узнайте из материалов нашего сайта:

Итоги

Акт приема-передачи дел при смене главного бухгалтера составляется в произвольной форме. В его содержание включаются все важные для данной процедуры аспекты (отражение фактов передачи документов, описание учетных и отчетных нюансов и т. д.).

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/akt_priemaperedachi_del_glavnogo_buhgaltera_obrazec/

Образец акта передачи дел главного бухгалтера

Акт приема передачи дел при смене главного бухгалтера образец скачать

Для главного бухгалтера после своего ухода очень важно оставить полный порядок в проделанных им делах, потому что это вопрос профессионализма и этики.

Поэтому и предшественник, и приемник должны быть заинтересованы в правильной процедуре приема-передачи дел на фирме. Акт приема-передачи дел в связи с увольнением главного бухгалтера нужен для разграничения ответственности бывшего и нового главбуха.

Поэтому обезопасить принятого работника от ошибок прошлого поможет оформление именно такого документа, как акт приема-передачи дел.

В актуальном законодательстве не указан порядок передачи дел от одного бухгалтера другому.

Эта процедура, по сути, не является обязательной, но она все равно необходима для компании, чтоб преемник на должность бухгалтера мог увидеть реальное положение вещей в учете и бухгалтерии в учреждении на момент ухода главбуха. Отсутствие первичных документов может сильно повлиять на дальнейшую деятельность компании.

Что нужно сделать перед подписанием акта

Сразу перед тем, как осуществить передачу дел новому главбуху, директор организации должен подписать специальный приказ, в нем, как правило, должны быть указаны:

– люди, которые несут ответственность за прием и передачу бухгалтерских дел;

– период времени, в течение которого будут переданы документы;

– если какое-то время прежний и новый главный бухгалтер должны будут работать вместе, то в приказе должно будет указано разграничение обязанностей между ними;

– дата, до начала которой должны будут завершиться все бухгалтерские операции, покидающим компанию главбухом;

– порядок, сроки выполнения инвентаризации;

– порядок оформления документов такой процедуры, как приема-передачи дел.

Инвентаризация является обязательной только, когда совершается смена материально ответственных должностных лиц (нужно проводить, если в трудовом контракте с главбухом есть условие про полную материальную ответственность).

Как правильно составить акт и что нужно в нем указать

Исходя из результатов инвентаризации и сверки всей документации, формируется акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера.

Главбух, который покидает свою должность, благодаря внутреннему распорядку предприятия, может быть обязан передать новому главбуху должностную инструкцию и проконтролировать степень её уяснения.

Для передачи дел как обычно назначается определённая комиссия, а составленный акт в нескольких копиях заверяется членами комиссии и ответственными сторонами. В акте указывается детальное состояние бухгалтерского учета на момент передачи дел.

В акте необходимо указать всех людей, которые принимают непосредственное участие в передаче документов, потому что, кроме главного бухгалтера в это могут быть вовлечены и другие работники бухгалтерии, еще могут быть приглашены и внешние аудиторы. Количество и контингент участников утверждает руководитель.

Передавать стоит только те документы, за которые нес ответственность уходящий главный бухгалтер. Так, допустим, если в учреждении учетом заработной платы занимается отдельно нанятый сотрудник, то эту документацию передавать и упоминать в акте не надо.

Новый главный бухгалтер должен быть удостоверенным в том, что он получил абсолютно все документы, касающиеся деятельности бухгалтера за последние 5 лет.

Период хранения определённых деловых бумаг установлен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден Росархивом. Там же определены и сроки сбережения статистической отчетности.

Налоговики вправе проверить организацию за последние 3 года работы. Это правило описано в пункте 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ. Поэтому новому главному бухгалтеру следует тщательно проверить наличие документации, имеющей отношение именно к упомянутому ранее периоду времени.

Большое внимание стоит уделить таким документам:

– книги покупок и продаж;

– журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;

– журналы регистрации приходных и расходных кассовых документов;

– книги выдачи доверенностей;

– кассовые книги;

– журналы регистрации путевых листов;

– журналы кассира-операциониста.

Если прежний главбух выполняет обязанности кассира на предприятии, то ему следует передать не только необходимую документацию, но и деньги, бланки деловых бумаг строгой отчетности, банковские чековые книжки, ключ от кассы и сейфа.

Возможно, оформить акт приема-передачи дел в краткой форме, к нему приложить опись всех документов, которые передаются. Если перечень таких документов маленький, то их можно будет указать прямо в акте. Тогда не придется делать отдельную опись.

Значит, передаваться могут только те деловые бумаги, за которые он несет ответственность: налоговые документы, бухгалтерская и налоговая отчетность, первичные учетные, бухгалтерские регистры, процедуры кодирования, учетная политика, рабочий план счетов бухгалтерского учета, программы машинной обработки данных и т. д.

Обязательно необходимо обратить внимание, что из-за того, что форма акта сдачи приема дел не утверждена какими-либо нормативными документами, он может быть составлен в произвольной форме, и утвержден позже руководством организации.

Общепринято, что акт и опись (если она составляется отдельно от акта) должны быть в двух копиях, одна из них передается главному бухгалтеру, который покидает свое рабочее место, а вторая должна остаться в бухгалтерии учреждения. В случае если смена бухгалтера происходит в филиале организации, акт с описью должны составляться в трех образцах: первый – для главной компании, второй – для филиала и третий – для уходящего бухгалтера.

В акте сдачи-приема дел нужно в обязательном порядке указать:

– дату окончательного приема дел (это обязательный реквизит акта);

– даты, наименования документов, которые передаются;

– список документов, которые отсутствуют на момент передачи (нужно указать, иначе потом возникнут некоторые существенные трудности при попытках доказать, что документы были утеряны на работе предыдущим бухгалтером);

– все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичной документации, налоговой документации (особенно материальный и денежный учет, включая кассовые документы, накладные);

– расхождения имеющихся данных бухгалтерской, налоговой отчетности с данными компьютерной бухгалтерской программы за сопоставленные проверенные сроки времени.

Также к акту нужно приложить (если есть такая возможность) письменные объяснения главного бухгалтера, который покидает свой пост относительно причин таких расхождений.

Общество с ограниченной ответственностью “Компания”

Москва, пр-т Вернадского, д. 116, корп. 2

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО “Компания”

____________________ (Петров И.В.)

2 мая 2018 г.

Акт приема-передачи документов ООО “Компания”

г. Москва 2 мая 2018 г.

Согласно приказу от 01.04.2018 N 30 бывший главный бухгалтер передала, а действующий главный бухгалтер приняла следующие документы:

Правоустанавливающие документы (учредительные документы – устав, учредительный договор, свидетельства о регистрации юридического лица в ЕГРЮЛ, свидетельства о постановке на учет, документы о регистрации контрольно-кассовой техники, лицензии – если компания осуществляет лицензируемые виды деятельности, и др.) – 1

Учетная политика организации, действовавшая в период с 2009г. по настоящее время – 1

Налоговая и бухгалтерская отчетность за 2гг. и I квартал 2018 г. – 4

книга (или оборотно-сальдовые ведомости), регистры бухгалтерского учета[2] за гг. и I квартал 2018 г. – 4

Налоговые регистры за 2гг. и I квартал 2018 г. – 4

Отчетность по страховым взносам во внебюджетные фонды за 2гг. и I квартал 2018 г. – 4

Документы по работе с налоговой инспекцией (сверки, акты проверок, решения) – 1

Акты сверок расчетов с контрагентами за 2гг. – 1

Инвентаризационные описи за 2гг. – 3

Книги покупок и продаж[3] за 2гг. и I квартал 2018 г. – 13

Журналы регистрации счетов-фактур[4] полученных и выданных за 2гг. и I квартал 2018 г. – 13

Документы от поставщиков – товарные накладные, акты приема-сдачи выполненных работ (услуг), полученные за 2гг. и I квартал 2018 г. – 10

Документы от покупателей – товарные накладные, акты приема-сдачи выполненных работ (услуг), выставленные за 2гг. и I квартал 2018 г.

Договоры с поставщиками и покупателями, прочими контрагентами за 2гг. и I квартал 2018 г. – 4

Источник: https://www.webohrannik.ru/sovetnik/akt/obrazets-akta-peredachi-del-glavnogo-bukhgaltera.html

Документы бухгалтерского учета

Акт приема передачи дел при смене главного бухгалтера образец скачать

Весь бухгалтерский учет состоит из документов: некоторые из них бухгалтер получает от контрагентов, некоторые от работников, а некоторые формирует самостоятельно. Как разобраться во всем этом многообразии? Поможет эта статья.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Любой бухгалтерский документ представляет собой бланк определенной формы, который имеет обязательные реквизиты. Глобально их можно разделить на две большие группы:

  1. Первичные.
  2. Учетные регистры.

К первой относятся все те бумаги и электронные файлы, которые составляются в момент совершения операции и удостоверяют факт ее совершения. Документооборот в бухгалтерии регулирует Федеральный закон о бухучете.

Учетные регистры формируют на основе первичной документации, в них содержатся бухгалтерские записи и проводки. Кроме того, они служат для регистрации первички.

Рассмотрим значение бухгалтерских документов, требования к их оформлению и сроки хранения подробнее.

Классификация

Кроме первичных и учетных, документы бухгалтерского учета могут иметь другие классификации. Например, они бывают:

  • внутренние и внешние;
  • распорядительные и оправдательные;
  • разовые и накопительные;
  • строгого учета и обычные.

В отношении каждой операции или сделки существует отдельный перечень обязательных бумаг. Обычно первичку оформляет поставщик, но именно покупатель заинтересован, чтобы все было сделано корректно и без отступлений от правил. Потому что он приходует на основании этих официальных бумаг товары, услуги или нематериальные ценности, платит деньги и претендует на получение налоговых вычетов.

Первичные документы

Первичку следует составлять непосредственно в ходе совершения операции или сразу же после ее завершения. Форма таких бумаг должна быть закреплена в учетной политике организации.

В некоторых случаях законодательно закреплена обязанность использовать унифицированные бланки, утвержденные уполномоченными государственными органами и службами, а в некоторых организации имеют право разработать и использовать собственные бланки.

Например, нельзя использовать счет-фактуру неустановленной формы, но можно самостоятельно разработать авансовый отчет.

Все первичные официальные бумаги обязательно имеют реквизиты, без которых они считаются недействительными. Набор таких реквизитов зависит от вида формы, обычно должны быть указаны:

  • наименование;
  • номер документа;
  • суть сделки или операции;
  • данные составителя;
  • подпись руководителя организации и печать (если она используется).

Некоторые бумаги оформляют в одном экземпляре, но большинство — в двух и более. При составлении нескольких экземпляров они имеют равную силу и являются подлинниками. Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы именно такого типа.

Учетные регистры

Учетные, или, иначе говоря, документы бухгалтерского оформления, применяются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, а также для отражения этих данных на счетах бухучета и в отчетности. Вести их можно:

  • в специальных книгах (журналах);
  • на отдельных листах и карточках;
  • в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники;
  • непосредственно в специализированных программах на электронных носителях.

Важно соблюдать хронологию занесения данных и принципы бухучета: двойную запись, ведение синтетического и аналитического учета, применение общего Плана счетов и прочих. На основе данных регистров бухучета составляется отчетность, которую организации сдают в Росстат и ФНС.

Сроки хранения

Сроки хранения бухгалтерской документации зависят от формы первички или регистра. Они установлены законом о бухучете и специальным перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Общий срок, предусмотренный законодательством, составляет 5 лет. Но в перечне предусмотрены более конкретные сроки.

Например, отчетность нужно хранить до тех пор, пока организация осуществляет деятельность, а сведения о доходах физических лиц — не менее 75 лет, если отсутствуют лицевые счета работников. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования, но иногда его отсчитывают по другому принципу.

Так, например, акты выполненных работ по договору должны храниться не менее 5 лет с даты окончания срока действия договора.

Ответственность бухгалтера

Если бухгалтер, особенно главный, увольняется, он должен передать все дела и документацию. Для этого назначают уполномоченное лицо, которое принимает все хозяйство по акту на основании приказа руководителя организации. В этом акте необходимо перечислить все, за что отвечает непосредственно главбух. В частности:

  • бухгалтерскую, налоговую и управленческую отчетность;
  • учетную политику и локальные нормативные акты;
  • сертификаты ключей ЭЦП для электронного обмена с банками и контролирующими органами;
  • переписку с налоговой инспекцией и другими контролирующими органами (требования и акты сверки).

Сколько именно документов передано и периоды, за которые они составлены, можно указать в самом акте или в приложениях к нему. Кроме того, в приложениях к акту может быть своеобразный развернутый баланс организации: оборотно-сальдовая ведомость по бухгалтерским счетам на дату передачи дел.

Образец акта приема-передачи бухгалтерских документов выглядит так:

Бланк для заполнения акта

Источник: https://ppt.ru/forms/buh/akt-peredachi

Смена главного бухгалтера и передача дел + акт передачи документов

Акт приема передачи дел при смене главного бухгалтера образец скачать

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о смене главного бухгалтера в организации.

Сегодня вы узнаете:

  • Как подготовиться к смене главбуха;
  • Как организовать передачу ответственности;
  • Кого необходимо уведомить об изменениях.

Работать главбух может по бессрочному или срочному трудовому договору. С ним возможно установление полной материальной ответственности, при которой сотрудник должен целиком возмещать причиненный фирме ущерб. В остальных ситуациях отвечать за ущерб компании сотрудник может в объеме не более своей средней зарплаты.

Представить главного бухгалтера к увольнению по инициативе руководителя можно, если:

  • Сотрудник разгласил коммерческую тайну, установленную законом (к подобной тайне не относятся финансовое состояние предприятия, учредительные и налоговые документы);
  • Бухгалтер причинил серьезный ущерб имуществу фирмы;
  • Произошла смена собственника предприятия (с выплатой бывшему сотруднику надлежащей компенсации).

Уход бухгалтера с должности сильно отличается от увольнения любого другого сотрудника. Как лицо, взаимодействующее с государственными органами и ведущее большой документооборот, бухгалтер обязан перед своим уходом передать все дела своему преемнику, руководителю, иному ответственному лицу.

Процедура передачи обязанностей необходима даже в случае смены главного бухгалтера при смене руководителя, потому что главбух «привязан» к предприятию и его бухгалтерии, а не к директору.

Если работник уходит с должности по собственному желанию, до расторжения трудового договора есть еще две недели. Иной срок специальной «отработки» для главного бухгалтера законодательно не предусмотрен. За это время руководителю предстоит не только найти замену главбуху, но и выпустить приказ, провести проверку всех бумаг, а также инвентаризацию.

Передача дел главного бухгалтера

Законодательно процедура передачи дел при увольнении главбуха никаким образом не закреплена, и на каждом предприятии вырабатывается своя последовательность.

Но чаще всего она не сильно отличается от стандартной схемы:

Этап 1.Руководитель издает приказ, содержащий:

  • причина смены главного бухгалтера;
  • перечень полномочий должности, передаваемой новому сотруднику;
  • ответственные лица и прочие (даже сторонние) участники процедуры;
  • сроки, в которые надлежит передать все полномочия;
  • срок закрытия учетных процессов (согласно срокам налоговой отчетности).

Этап 2. Бухгалтер завершает текущие учетные процессы:

  • делает требующиеся бухгалтерские записи;
  • сдает в налоговую отчетность;
  • готовит первичные документы;
  • все бумаги подшиваются.

Сроки, отведенные на все учетные процессы, фиксируются в приказе директора. Но в любом случае процесс не может затянуться дольше, чем на две недели.

Этап 3. Проводится инвентаризация финансовых средств.

Это обязательная практика при увольнении материально ответственных сотрудников, даже если с ними не был заключен договор о подобной ответственности. Основание для проверки – статья 12 Закона о бухучете.

В крупной организации затруднительно проверить все имущество, поэтому можно провести выборочную инвентаризацию:

  • доходов и расходов фирмы;
  • вложений;
  • дебетовой и кредиторской задолженностей.

Документ с итогами инвентаризации подписывается в трех экземплярах. Один остается в бухгалтерии, остальные подшиваются к экземплярам акта приема-передачи старого и нового сотрудников.

Этап 4. Проверяется состояние бухгалтерии: учредительные документы, акты проверок и так далее.

Полностью проверить состояние бухучета можно с помощью аудиторских компаний.

Проверку документов при смене главного бухгалтера может осуществить руководитель, сам бухгалтер, сторонние аудиторы или новый бухгалтер. Последнему особенно сложно не растеряться.

Ему необходимо знать, что именно нужно проверять:

  • учредительные документы;
  • учетная политика компании, документооборота;
  • оформление первичных документов;
  • отчетность – содержание, оформление, подписи, отметки о приеме;
  • расчетные документы, банковские выписки;
  • итоги инвентаризации;
  • акты проверок за 3 года;
  • данные о недостачах.

Этап 5. В свободном виде формируется акт приема-передачи, отражающий положение дел в организации на дату передачи полномочий.

  • Скачать образец акта приема-передачи дел

Его подписывают бывший бухгалтер и лицо, принимающее его полномочия.

После подписания всеми сторонами акта передачи, старый сотрудник прощается с должностью, а новый официально выходит на работу.

Стандартный акт содержит следующие пункты:

  • реквизиты участников процесса;
  • сроки;
  • номер приказа о передаче полномочий сотрудника;
  • полный список переходящих документов;
  • характеристики бухгалтерии;
  • реквизиты бланков отчетности;
  • описание финансового учета (кассы, чековые книжки, банковские счета);
  • система учета расчетных операций (банковские выписки);
  • номер последней доверенности на получение материальных ценностей;
  • порядок расчета с работниками.

Минимальный вариант акта передачи содержит лишь перечень принимаемых обязанностей бухгалтера, но лучше перестраховаться и включить туда также дополнительную информацию, остатки по счетам. Далеко не все возможно усвоить на слух, поэтому акт должен содержать все сведения, необходимые для ведения баланса.

После передачи документов новый главбух официально полностью вступает в должность и принимает на себя ответственность. Но возможны ситуации, когда некоторое время в организации продолжают трудиться два бухгалтера. В таком случае разграничение их обязанностей и сроки совместной работы указываются в приказе руководителя.

Ответственность бывшего бухгалтера

Необходимо помнить, что если новый бухгалтер во время работы выявит ошибки своего предшественника, он не несет по ним никакой ответственности.

Административную и даже уголовную ответственность за свои ошибки бывший бухгалтер несет даже после увольнения. Привлечь к ответственности за финансовые и налоговые нарушения можно в течение года, за иные – в течение двух месяцев.

Административные нарушения, обнаруженные после истечения срока давности, останутся для бухгалтера безнаказанными.

Наиболее часто бухгалтеры сталкиваются с ответственностью за:

НарушениеШтраф
Нарушение правил работы с наличными деньгами, кассой4000-5000 руб.
Нарушение отчетности по валютным операциям4000-5000 руб.
Нарушение норм предоставления статистических данных3000-5000 руб.
Ведение деятельности без регистрации в налоговой2000-3000 руб.
Несоблюдение сроков подачи налоговой декларации300-500 руб.
Искажение в отчетности сумм более чем на 10%2000-3000 руб.

Если после увольнения сотрудника выяснится, что им был нанесен материальный ущерб фирме, стоит для начала выяснить, была ли зафиксирована договором его материальная ответственность.

Согласно статьям ТК РФ номер 238 и 241: Если после увольнения сотрудника выяснится, что им был нанесен материальный ущерб фирме, стоит для начала выяснить, была ли зафиксирована договором его материальная ответственность.

  • Если действовало соглашение о полной материальной ответственности, виновному придется оплатить возмещение в полном объеме;
  • Не ответственный материально сотрудник возмещает ущерб не более своей средней заработной платы.

Кого уведомлять при смене главного бухгалтера

Законодательство РФ не обязывает сообщать в налоговую службу или другие государственные органы о смене главного бухгалтера в организации. Особое уведомление в налоговую подается только при изменении директора.

Но если при сдаче отчетности главбух подписывал ее своей электронной цифровой подписью, то необходимо сообщить в ИФНС о смене ответственного лица и предоставить доверенность на нового сотрудника, в случае необходимости. Тем более что многие отделения налоговых служб настойчиво требуют оповещать их в подобных ситуациях.

В случае, если операции по расчетному счету велись с применением двух подписей: Директора и Главного бухгалтера, то обязательно следует сообщить о смене главбуха в банк. Последствие невыполнения неприятное – все денежные операции компании будут приостановлены.

Пакет прилагаемых документов нужно уточнить в банке.

Он может отличаться, но в основе всегда лежат:

  • копии внутренних документов фирмы, подтверждающих смену сотрудника;
  • банковская карточка с образцом подписи нового сотрудника, получающего доступ к банковским операциям от лица компании;
  • ксерокопия паспорта нового бухгалтера;
  • сопроводительное письмо.

Все копии документов заверяются директором предприятия: Ф.И.О., подпись и пометка «копия верна».

Источник: https://kakzarabativat.ru/pravovaya-podderzhka/smena-glavnogo-buhgaltera/

Акт приема передачи дел при увольнении главного бухгалтера в 2019 году

Акт приема передачи дел при смене главного бухгалтера образец скачать

Трудоустройство главного бухгалтера ничем не отличается трудоустройства рядового гражданина. Однако при его отчислении – процедура расставания более сложная, так как объем работ, который выполняет главбух, требует тщательной передачи дел с оформлением акта приема-передачи.

Функции главбуха во многих процессах деятельности учреждения являются ключевыми.

Поэтому, разрыв взаимоотношений между главбухом и работодателем сопряжен с определенными проблемами для работодателя, связанные с соблюдением ТК РФ и ответственности за допущение ошибки при принятии дел новым должностным лицом. Новых требований к акту приема-передачи в 2019 году законодательством РФ не предусмотрено.

Что такое акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера в 2019 году

Акт передачи дел при уходе главбуха с работы является документом, обеспечивающим понятие финансового состояния фирмы.

Данный документ требуется, чтобы уходящий главбух передал документально все папки с ведением финансового учета, а также чтобы была проведена инвентаризация имущества фирмы.

При передаче дел в акте надо отобразить положение со всеми видами отчетов, расчетов с персоналом учреждения, со смежными компаниями, которые сотрудничают с фирмой, своевременность налоговых платежей, балансовое положение фирмы и прочие вопросы, касающиеся актов сверок, реестров дебиторской и кредиторской задолженностей и т.д.

Приемно-передаточный акт обеспечит новому главбуху вникнуть в положение дел на фирме и ознакомит его с порядком ведения бухучета, финансовой политики, а также выяснит наличие/отсутствие злоупотреблений. После ухода главбуха и получения им расчета, сложно будет объяснять недостачу финансовых средств.

(: “Как оформить передачу дел главным бухгалтером”)

Форма

Законодательством РФ не предусмотрена унифицированная форма приемно-передаточного акта при уходе главбуха, поэтому такой бланк заполняется в свободном виде. Особенных требований в 2019 году к его заполнению в законодательных актах РФ нет.

Чаще всего форма данного бланка разрабатывается внутриведомственными положениями, закрепленными в распоряжении начальника или другим локальным документом, где отображаются необходимые положения. К ним можно отнести:

  1. Приемно-передаточный акт при замене главбуха составляется только после обеспечения текущих операций по учету, проверке отчетности и финансового положения фирмы (возможно привлечение независимых ревизоров).
  2. До заполнения бланка осуществляется инвентаризация материальных, финансовых средств (проверка кассы и текущего счета) и прочих балансовых статей фирмы. Обеспечивается сверка расчетов с налоговой службой и внебюджетными структурами (ПФР, ФСС).
  3. Сроки приема-передачи дел и заполнения акта, а также члены созданной комиссии отображаются, как правило, в распоряжении начальника учреждения.

Какие сведения указываются в документе?

Сдача дел при разрыве трудового соглашения с главбухом выполняется на основании распоряжения начальника учреждения. В приказе отображаются члены комиссии, обеспечивающие инвентаризацию имущественных и финансовых ресурсов фирмы и время, на протяжении которого необходимо провести передачу, с предоставлением подписанного акта.

В данном бланке обязаны быть отображены следующие пункты:

  1. Общеорганизационные (сведения об учетной политике, с отображением общего положения бухучета в учреждении).
  2. Отображение технических операций по учету (использование ПО, утвержденные в учреждении правила сохранности сведений в электронном и бумажном виде и др.).
  3. Отображение специализированных норм, использование которых для учреждения является непременным.
  4. Правила входа в систему учета (пароли, электронные ключи и пр.).
  5. Наличие/отсутствие несоответствия в отчетных материалах с отображением первопричин их появления, а также прочие моменты учетных операций.
  6. Передача атрибутов, которые находятся на сохранении у главбуха (штампы, печати, ключи от сейфов и прочие артефакты).
  7. Общие сведения по оформлению документа (подписи должностных работников, дата заполнения бланка и пр.).

К составленному приемно-передаточному акту прикрепляются материалы по результатам инвентаризации, список документов и прочих бумаг, подлежащих передаче.

Кроме этого, в акте требуется отобразить найденные при передаче дел несоответствия по отчетам, а также особые мнения (если одна из сторон не соглашается с отображенными в документе данными).

При передаче дел требуется проверять позиции, отображенные ниже.

Состояние амортизируемого имущества

Осуществляя проверку остаточной балансовой оценки предприятия, требуется убедиться в правильности амортизационных начислений на основные фонды (помещения, оборудование и прочие необоротные средства).

Здесь требуется проверить правильность применения амортизационных норм на основные фонды (согласно настоящего законодательства), для чего обеспечивают сверку остатков по учетным счетам на начало проверяемого периода времени с остатками на конец предыдущего отрезка времени.

Необходимо также осуществить проверку переоценки балансовых остатков, грамотность и обоснованность выполнения данной операции.

Сведения об учете материалов

Все материальные средства, полученные учреждением, обязаны приходоваться вначале на складе, а затем выписываться материально-ответственному работнику.

Должно осуществляется ежемесячное списание материальных ценностей согласно актов проведенных работ, с выведением остатков.

При проверке документальных остатков материалов, находившихся в подотчете материально ответственных лиц и на складе, аудитор должен убедится в их наличии.

На крупной фирме, для получения общего видения ситуации по учету в учреждении, проверку учета материальных ценностей можно осуществить выборочно. Остатки имущества на отчетную дату являются начальной точкой для проведения проверки следующего периода движения активов.

Примечание. Присутствие отчетности о движении имущественных ценностей окажет помощь в оценке положения дел в бухгалтерском учете.

Информация о расчете работников

При проверке расчетов с персоналом фирмы нужно убедиться в наличии/отсутствии долгов по зарплате. Это свидетельствует о платежеспособности учреждения и отображается в ежемесячной отчетности бухгалтерии.

Для проверки правильности начисления зарплаты можно взять некоторые фамилии подчиненных и проследить по зарплатным ведомостям начисление, удержание налогов и других платежей, а также фактическую выдачу средств.

Наличие автоматизированного «ПО» по начислению оплаты труда сводит к минимуму возможные злоупотребления, однако, при передаче дел, нового главбуха прежде всего интересует – имеются ли долги по зарплате.

Комиссия должна увидеть отчеты за весь промежуток проверки, которые обязаны быть аккуратно сложены в хронологическом порядке, с наличием надписи на папках, что говорит грамотной сохранности бухгалтерской документации. При нехватке места в бухгалтерии для документов, допускается их складирование в специальном помещении учреждения на протяжении 5-ти лет.

Документы, которые находятся более 5 лет, обязаны быть отосланы в архив, с подтверждением 2-го экземпляра бланка передачи. Все это обязано быть отображено в приемно-передаточном бланке.

Перечень папок по описи

Первичные материалы бухгалтерии требуется передать путем составления списка, который прилагается к акту приема-передачи дел. При огромном документообороте заполняется список папок с материалами определенного назначения за месяц – например, расходные документы, или счета для перечисления и т.д.

Просмотр счетов возможен выборочным путем, с выводом остатков и сверкой их с результатами, отображенными в отчетности на предыдущую отчетную дату. Это необходимо сделать, чтобы новый главбух начал свою деятельность, с привязки к полученным остаткам, как к начальной точке.

Примечание. При ведении учета по структурным отделам – например, по филиалам подобных папок с одинаковыми названиями может быть множество, поэтому в списке указывается их количество.

Список отсутствующих бумаг

При проверке папок месяц за месяцем, осуществляется сверка наличия материалов с включенным сводным списком. При обнаружении недостающих документов составляется список. Уходящий бухгалтер обязан найти отсутствующий документ, в крайнем случае предоставить копию.

Те же материалы, которые отсутствуют, заносятся в список. Это необходимо новому главбуху для подстраховки себя при аудиторской проверке. Данный список также прикрепляется к акту приема-передачи.

Как правильно заполняется акта приема-передачи дел главного бухгалтера в 2019 году?

Как говорилось ранее, акт не имеет стандартного шаблона и оформляется в свободном стиле или согласно самостоятельно разработанному документу в учреждении.

Бланк акта обязан отображать максимум информации:

  • Вверху бланка по центру строки отображается наименование фирмы, ИНН, регистрационный адрес.
  • Опустившись на строку, слева требуется разместить подпись начальника, утверждающего акт, с отображением слова «Утверждаю», названия должности, названия компании, оставлением места для подписи, Ф.И.О. и даты утверждения.
  • Далее по центру строки заполняется наименование документа.
  • В следующей строке отображается населенный пункт и дата заполнения документа.
  • В содержательном разделе заполняется ссылка на приказ, согласно которого создана комиссия по передаче дел и заполняется данный бланк: «Согласно приказу …»
  • Затем размещается таблица, в которую заполняют все сведения по передачи документации. Обычно, такая таблица содержит 4 колонки, в которых отображается:
  1. Порядковый номер.
  2. Название папки.
  3. Число папок.
  4. Примечание.
  • При перечислении переданных документов, как правило, отображается период проверки и перечисляется список отображающий:

– Учетную политику.

– Бухгалтерскую отчетность.

– Отчетность по налогам.

– Фондовые начисления.

– Акты осуществляемой деятельности и услуг.

– Акты сверок расчетов с организациями.

– Результаты инвентаризации.

– Первичные материалы по учету.

– Контракты с организациями.

  • Под таблицей перечисляются сведения о передаче наличных финансов, печати, ключей от сейфов, чековых книжечек, шифров для входа в ПО «клиент-банк» и т.д. При обнаружении в отчетах несоответствия, они записываются, с отображением периода, когда это было сделано, и названия документа. Затем дописывают список приложенных материалов к акту.
  • Учетное состояние кассовых операций проверяют путем ревизии наличных средств в кассе фирмы.
  • Расчетные операции по безналичным операциям проверяются путем сверки с банком, а также налоговыми структурами, проверив бумажные распечатки с отчетами в ПО 1С.
  • Завершение заполнения бланка осуществляется подписями членов комиссии и подписями сторон о сдаче и принятии дел, с расшифровкой Ф.И.О.

Примечание. Если закупки осуществлялись за наличные деньги подотчетными лицами, то обязаны быть прикреплены чеки, квитанции и прочие платежные поручения, а денежные операции обязаны быть отображены в кассе и на балансовом счете №71.

Как передать дела новому главному бухгалтеру

Акт передачи дел обеспечит старому главбуху спокойно покинуть фирму, не переживая о дальнейшей судьбе фирмы. Ответы, на появляющиеся в ходе деятельности нового главбуха вопросы, можно будет увидеть в приемно-передаточном документе.

При намерении главбуха покинуть фирму, руководству необходимо разработать план передачи обязанностей, так как деятельность бухгалтерии прерываться не имеет права. Законодательными нормами не регламентированы правила передачи дел, поэтому приказ начальника издается в свободном стиле, согласно правил составления подобных распоряжений.

В распоряжении надо предусмотреть разделение ответственности старого и вступающего к работе бухгалтера и отобразить:

  1. Причину передачи дел (статью отчисления).
  2. Время проведения передачи документов.
  3. Состав комиссии, выполняющую проверку.
  4. Сведения о принимающем лице.
  5. Подписи участников приема-передачи, печать фирмы.

Дела обязан принять новый главбух, принятый на работу работодателем. В больших компаниях по штатному расписанию имеется должность заместителя, который может в такой ситуации принять дела, если новый специалист не принят на работу. Впоследствии, приказом руководства, он может быть переведен на должность главбуха.

Для передачи дел назначается комиссия, которая обеспечивает проведение инвентаризации на фирме.

При осуществлении данной операции проверяется:

  • Учет финансов, кассовой наличности.
  • Государственные платежи.
  • Выполнение обязательств перед организациями.
  • Итоги инвентаризации

Проверка может осуществляться силами фирмы или путем приглашения внешнего аудитора. При выявлении со стороны главбуха правонарушений, он подлежит административному наказанию вплоть до уголовного, согласно законодательству РФ.

Передаче подлежит бухгалтерская документация, за которую отвечает главбух:

  1. Балансовая и кассовая отчетность.
  2. Материалы структурных отделов.
  3. Банковские документы.
  4. Архивные материалы с временем хранения до 5 лет.
  5. Ключи от сейфа и остальные хранящиеся атрибуты.

Все атрибуты по передаче заносятся в приемно-передаточный бланк, с подписями сторон.

Скачать бланк и образец акта приема-передачи дел

Источник: https://uvolnenie.net/akt-priema-peredachi-del-pri-uvolnenii-glavnogo-buhgaltera/

Сила закона
Добавить комментарий