Как архивировать личные карточки уволенных сотрудников

Как составляется архив личных дел уволенных работников

Как архивировать личные карточки уволенных сотрудников

После увольнения сотрудников на предприятии в отделе кадров должны знать, как правильно и в течение какого времени следует сохранять документы.

Организуют процесс хранения личных дел рабочих, покинувших организацию, не по их фамилии, имени, отчеству, а по порядку согласно датам составления приказов.

Далее их аккуратно сшивают за год по номерам, прикладывают опись и передают в архив личных дел уволенных работников с распределением по годам.

Потребность в архиве

Дела для передачи документов в архив формируют по наименованиям в разные папки. Сделать это нужно правильно. В одной папке можно хранить данные на отпуска, а во второй должны находиться документы на увольнения.

Отдельно сотрудник кадровой службы укладывает основания для переводов и награждений.

Но складывать и сшивать документы для формирования архива уволенных сотрудников нужно в последовательном порядке. Хранить полагается не менее 75 лет. В процессе архивации документы подразделяют с учётом нормативных сроков хранения. После завершения каждого года необходимо сшивать все приказы и заархивировать личные карточки работников, уволенных с предприятия.

Затем документы опечатывают и представляют архивариусу. За неимением картотеки можно запереть папки в несгораемый шкаф. Документы уволенных сотрудников следует хранить отдельно от работающих.

Юридические лица, обычные граждане и государственные служащие обязаны обеспечивать целостность сведений о ранее работающих сотрудниках за определённый период. Представители компаний и граждане вправе запрашивать информацию для получения доступа к обращению в архив личных дел сокращённых работников.

Сотрудники кадровой службы безвозмездно выдают справки и копии документов для предъявления в пенсионный фонд, органы социальной защиты населения для получения льгот.

Имеющиеся данные также используют в роли вещественных доказательств. Затем изъятые ранее документы отдают владельцу.

Формирование личного дела

Порядок сбора информации о работниках строго регламентирован. В состав документации должны входить:

  • Анкета и резюме.
  • Личный листок отдела кадров.
  • Характеристики на сотрудника.
  • ИНН, страховое свидетельство.
  • Трудовой договор.
  • Приказы о переводе, отпусках и командировках.

Необходимо знать, как хранить личные дела уволенных сотрудников. Так, личную карточку работника, созданную по принципу досье, в кадровой политике компании оставляют до конца рабочего года. В течение трёх лет после ухода из организации документы проходят архивно-техническую обработку. После этого их передают в архив учреждения.

Хранить документы в архиве можно, если имеется годовая опись. Отдел кадров собирает список работников, ушедших с предприятия за определённое время. На обложке каждого дела ставится дата увольнения.

Систематизация хранения

По инструкции сдать в архив можно только подлинники документов. Ксерокопии разрешается оставлять в виде приложений к приказам на приём, увольнение или перемещение. Хранить личные карточки рабочих следует по правилам:

  • Карточки на бывших работников ведутся на бумаге.
  • Их складывают в папки с дальнейшей нумерацией и прошивкой.
  • На обложке любой созданной папки ставятся номера и число имеющихся в ней дел.
  • В отделе кадров можно хранить карточки сотрудников, работающих по настоящее время.
  • Все личные карточки уволенных из организации служащих кадровик сдаёт в архив и хранит их по датам, а внутри дат распределяет по алфавиту.

Хранение организовывают в специальных шкафах, чтобы уберечь от воздействия огня и влаги.

Законодательством установлено время, за которое документы положено сохранять. Главные правила утверждены ещё в феврале 2002 года Коллегией Росархива.

Правила создания архивного фонда на бумаги с периодом хранения менее десяти лет не распространяются. Личные дела уволенных граждан хранят следующим образом:

  • Трудовые договоры, карточки и личные дела сберегают 75 лет.
  • Данные о приёме и перемещении — 5 лет.
  • Анкеты — не менее 12 месяцев.
  • Выписки из отчётов — 75 лет.
  • Списки работников — также 75 лет.
  • Информативные данные о тарифах и окладах — 10 лет.
  • Акты учёта трудовых книжек — 36 месяцев.
  • Заявления на замещения сохраняют 3 года.

Дела уволенных работников передают в архив. Оформление их происходит после окончания года. В зависимости от времени хранения и ценности документов дела можно оформить полностью или по упрощённой схеме.

Документы руководителей, управляющих и лиц, имеющих степени и награды, хранятся бессрочно, тогда как личные карточки уволенных работников, не занимающих руководящих должностей, хранятся 75 лет.

Источник: https://trud.help/docs/arhiv-lichnyih-del/

Архивация личных карточек по алфавиту или дате увольнения

Как архивировать личные карточки уволенных сотрудников

Документы кадровой службы, как и любого другого структурного подразделения организации, в соответствии с перечнем имеют различные сроки хранения. В архив должны поступать документы в упорядоченном состоянии, срок хранения которых составляет 10 и более лет.

Документы, имеющие временный срок хранения (до 10 лет включительно), хранятся в соответствующих структурных подразделениях по месту их заведения (например, в кадровой службе, бухгалтерии и др.

) в специально отведенных для них местах (отдельных комнатах или запирающихся шкафах) до истечения срока их хранения согласно перечням, после чего эти документы уничтожаются в установленном порядке. В соответствии со ст.

Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций [1] (далее — Типовой перечень), срок хранения личных карточек составляет 75 лет. Кроме этого, в документе рядом со сроком хранения есть пометка ЭПК (рис.

2).

Важно

Пример. Из п. 2.

8 Указаний по применению Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения: Отметка ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.

Рис.

Архивация личных дел уволенных сотрудников

При этом уточняются сведения о семейном положении, образовании, месте работы (подразделении организации), должности, месте жительства или месте пребывания граждан, другие сведения, содержащиеся в документах граждан, принимаемых на воинский учет; … 31.

В целях сбора, хранения и обработки сведений, содержащихся в личных карточках граждан, подлежащих воинскому учету, организации и их должностные лица: а) определяют граждан, подлежащих постановке на воинский учет по месту работы и (или) по месту жительства, и принимают необходимые меры к постановке их на воинский учет; б) ведут и хранят личные карточки граждан, поставленных на воинский учет, в порядке, определяемом Министерством обороны Российской Федерации.
Рис. 1 Личные карточки относятся к категории дел временного (свыше 10 лет) хранения. Согласно ст.

Prednalog.ru

Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию. Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года.

Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания.
Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и соответственно подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге). ■ Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Как правильно хранить личные карточки работников после их увольнения?

  • Темы:
  • Кадровое делопроизводство

Вопрос Как правильно хранить личные карточки работников после их увольнения? Хранятся ли карточки Т-2 вместе с документами личного дела? Ответ Личные карточки относятся к унифицированным формам документов первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Личная карточка содержит персональные данные сотрудника (дата и место рождения, образование, место жительства и т.п.) и заполняется при поступлении его на работу.

Внимание

В течение трудовой деятельности работника в личную карточку вносятся сведения о назначении его на должность, перемещениях по должности, отпусках, увольнении. Срок хранения личных карточек уволенных сотрудников составляет 75 лет.

В связи с тем, что в личных карточках содержатся персональные данные сотрудников, то свободный доступ персонала к этим документам должен быть исключен.

Голосование:

Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

■ Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления. ■ Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

■ Лицевые счета по заработной плате сотрудников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий. ■ Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

■ Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом.

Личная карточка работника

Личная карточка — документ, содержащий персональные данные работника.

Согласно существующим требованиям личная карточка сотрудников организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных муниципальных архивов, в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Эта рекомендация может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими хранение документов по кадрам.

В статье рассмотрены особенности оформления сдаточной описи на весь комплект дел по личному составу за конкретный год вместе с приказами по личному составу, личными делами и другими документами по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет, а также частный случай этой практики — оформление описи личных карточек для сдачи в архив в случае, если за год уволился только один человек.

Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив. Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет.

https://www.youtube.com/watch?v=wM6Z5ev8lO8

Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно. Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.

Не­обходимо составлять лист-заверитель, оформлять обложку дела. Крайними датами дела являются даты первого и последнего протокола заседаний комиссий.

Если протоколы сгруппированы в нескольких томах, то в заголовке дела на обложке указывайте номера протоколов, а также номер тома. Пример оформления обложек смотри­те в рубрике «Полезная практика» на с.

26 журнала. Личные карточки уволенных работников Личные карточки уволенных работников груп­пируются в дела по году увольнения работников. В деле личные карточки систематизируйте по ал­фавиту фамилий.

Внутри одной буквы алфавита карточки систематизируются по алфавиту второй буквы фамилий. Например, сначала в деле распо­лагаются все карточки на букву «А», потом на бук­ву «Б» и т.д. Как правило, на одну и ту же букву в деле содержится несколько карточек.

В таком слу­чае карточки внутри буквы «А» располагаются по алфавиту по второй букве фамилии.

Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

Также для Вас чат кадровиков Отписаться от сообщений с форума Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума.

Вместе с тем, убедительная просьба к участникам — при общении не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, другие льготы, установленные в организации) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносят данные, которые заверяют подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняют раздел II «Сведения о воинском учете», являются (образец заполнения раздела см. ниже): военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) на граждан, пребывающих в запасе; удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Личные карточки относятся к унифицированным формам документов первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Установлены две формы личных карточек: форма N Т-2 и форма N Т-2 ГС(МС).

Форма N Т-2 ГС(МС) заводится на государственных служащих, форма N Т-2 — на всех остальных сотрудников. Личная карточка содержит персональные данные сотрудника (дата и место рождения, образование, место жительства и т.п.) и заполняется при поступлении его на работу.

В течение трудовой деятельности работника в личную карточку вносятся сведения о назначении его на должность, перемещениях по должности, отпусках, увольнении. Личная карточка еще и потому важна, о чем опытные кадровики хорошо знают, что связана она с ведением воинского учета. И это в значительной степени обуславливает необходимость формирования личных карточек в виде картотеки.

Источник: https://advokat-na-donu.ru/arhivatsiya-lichnyh-kartochek-po-alfavitu-ili-date-uvolneniya/

Как сшивать личные дела уволенных сотрудников – Бизнес, законы, работа

Как архивировать личные карточки уволенных сотрудников

Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые. Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись. В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается.

Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится. Заключение Если вы индивидуальный предприниматель, то личные дела на своих сотрудников можете не вести.

Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике.

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

  • Все личные дела на сотрудников ведутся на бумаге и складываются в папки с последующей прошивкой и нумерацией
  • На обложках каждой вновь сформированной папки проставляются порядковые номера и количество находящихся там дел
  • В отделе кадров текущему хранению подлежат только папки с документами фактически работающих сотрудников
  • Все папки с бумагами уволенных следует сдать в архив и хранить их по датам и внутри дат по алфавиту по возможности

ВАЖНО: текущее и архивное хранение должны быть организованы в специальных шкафах, не доступных влаге и огню. Сроки хранения личных дел уволенных работников Период, в течение которого обязательно хранить документы, определяет законодатель.

Основные правила закреплены Коллегией Росархива 6 февраля 2002 года.

Как правильно подготовить личное дело уволенного сотрудника к архивированию?

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
3.6.18.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков. Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства.

Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

Условия хранения документов Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы).

Архив личных дел уволенных работников

В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора.

Такой порядок следует из пунктов 3.5.3 и 3.6.18 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления (п.

3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Хранение личных дел В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив.

Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции.

Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.

Госархив как сдать личное дело работника

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. 3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. 3.6.6.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела. 3.6.8.

Оформление личных дел уволенных во внутренний архив

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Лист-заверитель дела подписывается его составителем.

Источник: https://novdmt.com/kak-sshivat-lichnye-dela-uvolennyh-sotrudnikov/

Приводим в порядок архив отдела кадров

Как архивировать личные карточки уволенных сотрудников

Разберемся, как соблюсти минимальные требования к хранению документов по личному составу в условиях полного отсутствия налаженного архивного дела в организации.

Системный подход (подготовка номенклатуры дел и выбор помещения, экспертиза ценности и закупка стеллажей) к созданию архива здесь исключен: один секретарь вряд ли «потянет» и работу в приемной, и полноценный архив, да и ресурсы, скорее всего, ему предоставлены самые скромные.

Итак, дано: документы отдела кадров, более или менее упорядоченные; отсутствует номенклатура дел. Требуется: привести в порядок архив документов по личному составу.

В первую очередь секретарю понадобятся Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях[1] (далее – Правила 2015). В них содержатся формы документов, необходимых для формирования дел.

Сроки хранения определяются по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения[2] (далее – Перечень 2010) и по ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»[3] (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ).

Какие документы необходимо обрабатывать?       

Скорее всего, о порядке хранения документов работники отдела кадров знают только приблизительно. В лучшем случае они могут определить, какие документы хранятся 50 лет, а какие – 5. Возможно, секретарю просто укажут на несколько десятков папок-регистраторов с приказами и другими документами за несколько лет.

Документы поличному составу – это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем[4]. Это не только приказы. Кроме них предстоит привести в порядок:

• личные карточки уволенных работников;

• личные дела уволенных работников;

• трудовые договоры уволенных работников и дополнительные соглашения к ним (выделяются в отдельное дело, если не ведутся личные дела).

Все перечисленные документы хранятся 50 лет, если завершены делопроизводством после 01.01.2003, и 75 лет, если закрыты ранее[5]. Исключение – приказы о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках, которые хранятся 5 лет (ст. 19-б(2) Перечня 2010).

Наведение порядка в документах начинается с разделения их по видам. Приказы необходимо поместить к приказам, так же отдельно расположить личные карточки, личные дела и все остальные документы. После этого документы внутри каждого вида разделяются по годам.

Приказы

Приказ по личному составу – основной вид документа, который нам предстоит обрабатывать. Именно в приказах фиксируются решения работодателя относительно каждого работника. Именно приказам при приеме их в государственный архив на хранение уделяется особое внимание.

Мы уже отделили приказы от остальных документов и распределили их по годам. Следующий шаг – разделить их по сроку хранения.

Как мы установили выше, большинство приказов по личному составу хранится 50 (75) лет, и только некоторые – 5 лет.

Следующее разделение приказов – по категориям. Оптимальным с точки зрения архивного хранения документов считается следующий перечень дел с приказами по личному составу:

• приказы о приеме работников;

• приказы о переводе работников;

• приказы об увольнении работников;

• приказы по личному составу (все остальные приказы со сроком хранения 50 (75) лет);

• приказы о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках (т.е. все приказы со сроком хранения 5 лет).

Выделение приказов о приеме, переводе и увольнении в отдельные дела объясняется тем, что это самые востребованные категории приказов. Кроме того, эти документы отражают важнейшие события в карьере работника.

Наконец, прежде чем обрабатывать приказы для архивного хранения, следует удалить из дел служебные записки и заявления работников, т.е. основания к созданию документа. Часто кадровики любят прикреплять их прямо к приказам.

Это, возможно, очень удобно для поиска, но основания должны храниться отдельно. Если организация ведет личные дела работников, то оригиналы заявлений помещаются в них.

Если личных дел нет, придется заводить отдельное дело «Основания к приказам по личному составу».

Приказы помещаются в дело в хронологическом порядке: от 1 января к 31 декабря, в соответствии с присвоенными номерами. Вполне возможно, что в номерах приказов из-за разделения их по делам получится беспорядок. В этом случае приказы располагаются в порядке возрастания номеров за конкретный день.

Поскольку дата – один из важнейших реквизитов документа по личному составу (она точно устанавливает день, когда работник был принят, уволен или отправился в отпуск), то и ориентироваться следует на нее, а не на номер.

Личные карточки

Личная карточка работника, создаваемая обычно по форме № Т-2, – обязательный документ.

Карточка заводится в день поступления работника на работу, а закрывается в день его увольнения.

Дело «Личные карточки уволенных работников» формируется в организации ежегодно – если, конечно, за этот год кто-то увольнялся.

Если организация ведет личные дела, то до увольнения работника его личная карточка может лежать в его личном деле.

Личные карточки удобно формировать в тома, а не хранить по отдельности. В каждом томе личные карточки размещаются по алфавиту фамилий работников.

Если организация большая и движение работников объемное, то за один год личных карточек уволенных работников может накопиться больше, чем помещается в один том (напомним, что один том состоит из 250 листов, при его толщине не более 4 см). В этом случае деление на тома происходит тоже по алфавиту, например: «Личные карточки работников. Том 1. А – М», «Личные карточки работников. Том 2. Н – Я».

Личные дела

Коммерческие организации ведут личные дела добровольно. В обязательном порядке их ведут только на госслужащих, а также если эта обязанность возложена на организацию отраслевым нормативным правовым актом или вышестоящей организацией.

 

[1] Утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Источник: https://www.profiz.ru/sr/7_2018/arhiv_otdela_kadrov/

Личные дела уволенных сотрудников

Как архивировать личные карточки уволенных сотрудников

В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям. Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений.

Если в вашей организации принято решение о ведении личных дел работников, необходимо сразу решить вопрос с организацией их хранения.

Порядок ведения личных дел

Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже.

В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. д. Под ведением понимается:

  • своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
  • приобщение поступающих материалов и их изъятие;
  • выдача материалов дела, заверение копий;
  • ведение внутренней описи;
  • периодическая проверка состояния дел;
  • закрытие и подготовка к передаче в архив и т. д.

Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом.

Кто имеет доступ к личным делам

Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152).

Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя.

При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются:

  • руководитель организации и его штатные заместители;
  • руководитель и работники отдела кадров;
  • руководитель и работники юридической службы;
  • сотрудники бухгалтерии, начисляющие заработную плату и осуществляющие налоговые и иные отчисления;
  • руководители структурных подразделений (в отношении подчиненных работников);
  • другие ответственные сотрудники, утвержденные приказом.

Представителям сторонних организаций доступ к ЛД возможен только с разрешения руководителя организации по официальному письменному запросу.

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери. Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения.

В месте хранения дела располагаются в вертикальном положении по порядковым номерам, в алфавитном порядке, по структурным подразделениям и т. д. В хранилище размещается список находящихся в нем ЛД.

Все дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Форма журнала не утверждена, поэтому его можно разработать самостоятельно, с точки зрения функциональности для конкретной организации.

Ежедневно в конце рабочего дня сотрудники кадровых служб проверяют наличие дел в хранилище. Затем шкафы (сейфы) или помещения закрываются и пломбируются. В случае обнаружения отсутствия ЛД ответственным работником принимаются меры по его возвращению или розыску.

Срок хранения личных дел уволенных сотрудников

Часто возникает вопрос, сколько хранятся личные дела сотрудников?

ЛД — это документы длительного хранения (дела, заведенные после 2003 года, хранятся 50 лет; ранее — 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125)), поэтому в случае увольнения работника они подлежат тщательной проверке и закрытию. Для этого осуществляется сверка всех находящихся в деле документов, закрывается опись, в конец дела вкладывается лист-заверитель и затем дело прошивается на 4 прокола.

Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения? Архивация личных дел уволенных сотрудников происходит через три года после его закрытия (для муниципальных и госслужащих этот период составляет 10 лет).

Хранить ЛД уволенных необходимо отдельно от ЛД действующих работников. Если в организации имеется помещение для хранения архивных дел, то они временно перемещаются туда.

Если специально оборудованного помещения нет, то располагаются либо на отдельной полке в хранилище, либо в другом сейфе.

Ответственность за распространение персональных данных

При работе с ЛД необходимо помнить, что это одновременно работа с ПД, которые, в свою очередь, относятся к информации конфиденциального характера и имеют ограничения по их сбору, обработке, хранению и распространению.

За нарушение положений законодательства по защите ПД предусмотрена дисциплинарная, материальная, гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность (ст.

90 ТК РФ, ФЗ от 27.07.2006 № 152).

Источник: https://warmedia.ru/%D0%BB%D0%B8%D1%87%D0%BD%D1%8B%D0%B5-%D0%B4%D0%B5%D0%BB%D0%B0-%D1%83%D0%B2%D0%BE%D0%BB%D0%B5%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D1%85-%D1%81%D0%BE%D1%82%D1%80%D1%83%D0%B4%D0%BD%D0%B8%D0%BA%D0%BE%D0%B2/

Как сдавать в архив личные карточки уволенных сотрудников

Как архивировать личные карточки уволенных сотрудников

Хранение личных дел уволенных сотрудников должно быть организовано не по ФИО сотрудников, а по порядку с учетом дат оформления приказов. Все приказы за год в иерархии по номерам сшиваются, снабжаются описью и отправляются в архив с сортировкой по годам. Давайте посмотрим, какие именно документы регламентируют такую систему архивирования документов.

  • 1 Архив личных дел уволенных работников
    • 1.1 Порядок организации хранения личных дел
  • 2 Сроки хранения личных дел уволенных работников

Архив личных дел уволенных работников Номенклатурные дела для целей архивации документов следует открывать по каждому наименованию. К примеру, в одной папке хранить документы на отпуск, в другой – приказы на увольнение, а в третьей – основания для переводов и поощрений. Главное складывать и сшивать все бумаги в хронологическом порядке.

Внимание

Эта рекомендация может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими хранение документов по кадрам.

В статье рассмотрены особенности оформления сдаточной описи на весь комплект дел по личному составу за конкретный год вместе с приказами по личному составу, личными делами и другими документами по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет, а также частный случай этой практики — оформление описи личных карточек для сдачи в архив в случае, если за год уволился только один человек.

Вопрос по формированию личных карточек работников

В соответствии с пунктом 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела. Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно.

Передача личных карточек работников на архивное хранение

Документы в него помещаются в порядке их поступления.

В личное дело включаются:- анкета (личный листок по учету кадров);- копии документов, подтверждающих квалификацию работника (копии дипломов об окончании учебного заведения, свидетельств о дополнительном профессиональном образовании, свидетельств о повышении квалификации, дипломов о присвоении ученых степеней и званий и др.); — копия страхового пенсионного свидетельства;- трудовой договор;- копия приказа о приеме работника на работу;- опись документов, имеющихся в личном деле.По мере изменения положения работника в организации личное дело пополняется копиями приказов по личному составу, документами об аттестации, повышении квалификации и др.В начало дела помещается внутренняя опись его документов, которая является учетным документом личного дела. Внутренняя опись составляется по установленной форме (приложение).

Порядок подготовки дел к передаче в архив

Таким образом, личные карточки относятся к той категории дел, для которых п. 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением коллегии Росархива от 06.02.

2002 [3] (далее — Основные правила), установлено требование проведения их полной обработки (описания): нумерация листов, оформление листа-заверителя, обложки, переплет и т.п.

В случае необходимости на одну единицу хранения (дело с личными карточками) может быть составлена внутренняя опись, но государственные и ведомственные архивы наличие внутренней описи для личных карточек требуют очень редко.

На архивное хранение передаются личные карточки сотрудников только после увольнения последних из конкретной организации. При этом карточки систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри годов — по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников.

Как сдать в архив личные карточки уволенных сотрудников

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами, валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. 3.6.9.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно. 3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

Источник: http://kodeks-alania.ru/kak-sdavat-v-arhiv-lichnye-kartochki-uvolennyh-sotrudnikov/

Сила закона
Добавить комментарий